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DOCUMENTOS DIGITALIZADOS, O FIM DOS ARQUIVOS FÍSICOS?
01/11/2017

Por: Maurício Barbosa Tavares Elias Filho

Atualmente, documento de papel está cada vez mais em desuso. Seja pelos contratos firmados com apenas um clique “aceitando” as condições propostas pelo prestador de serviços, que tem valor jurídico tal qual, ou próximo, a um contrato físico tradicionalmente assinado pelas partes. Seja pela velocidade e relativa segurança que a troca eletrônica de documentos, reconhecidos como válidos e juridicamente eficazes, permite.

É claro que, inobstante a crescente aderência aos meios eletrônicos/digitais a substituir o papel, decretar a obsolescência ou “morte” do papel é prematuro e ingênuo, já que a humanidade usa esse meio, há alguns milênios, para formalizar seus contratos, contar sua história, gravar suas experiências etc,

Porém o documento digital, em sentido amplo, é uma realidade e está a substituir o papel nas transações diárias das mais corriqueiras às mais relevantes.

Diante deste cenário, dúvidas acerca da validade jurídica desses documentos ainda existem, afinal o físico, o palpável dá uma sensação maior de segurança e confiabilidade.

Muitas são as empresas que oferecem contratos totalmente digitais, assinados pelos contratantes também de forma digital. Ou seja, nada de caneta, tinta ou papel, tudo a um clique das partes. Há ainda o serviço de digitalização de documentos com a promessa de permitir o fim dos arquivos e dos custos com guarda-volumes etc.

Daí vem a pergunta: documentos nato-digitais e digitalizados são a mesma coisa, têm o mesmo valor jurídico? A resposta é não.

A digitalização de documentos se encontra normatizada pelas Leis nº 11.419/2006 e 12.682/2012 e Decreto nº 8.539/2015. Documento nato-digital é aquele “criado originariamente em meio eletrônico” (art. 2º, II, “a”, Decreto nº 8.539/2015); já o documento digitalizado é “documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital” (art. 2º, II, “b”, Decreto nº 8.539/2015). Em linhas gerais, uma cópia digital extraída de um original que possui o mesmo valor jurídico de uma cópia simples.

Há, ainda, fora a mera cópia digitalizada de um documento, a cópia digitalizada com autenticidade certificada por Serviço Notarial, que nada mais é do que a congênere digital da velha conhecida cópia autenticada, tão comum para cópias físicas de documentos.

A força probante de tais cópias é reconhecida pela jurisprudência, mas possui presunção relativa de veracidade, já que a mesma norma que empresta validade aos documentos digitalizados prevê a possibilidade de arguição de falsidade da cópia digital. Neste caso, a parte que a apresentou deve trazer o original para a aferição de sua veracidade.

Aliás, ainda que a lei específica não previsse essa exceção, o artigo 223 do Código Civil é claro ao estabelecer que suscitada a falsidade da cópia autenticada de um documento, deve o seu original ser exibido. Este artigo há de ser aplicado por analogia aos documentos digitalizados com certificação de autenticidade.

Logo, a digitalização com certificação de autenticidade provê aos documentos digitalizados apenas presunção relativa, e não absoluta, de veracidade, uma vez que a autenticação da digitalização somente denota que a reprodução digital de um documento físico lhe foi fidedigna, mas não garante a veracidade de seu conteúdo.

Já em relação aos documentos nato-digitais, aqueles que desde sua gênese são digitais, o tratamento há de ser diverso, pois não se trata de uma mera cópia, simples ou autenticada, mas do documento original em si.

O que se “vê na tela do computador” é o original. Eventual arguição de falsidade não se referirá à sua correlação a um original, haja vista que se está a lidar com o original mesmo; referir-se-á à falsidade de seu conteúdo ou mesmo a vício em sua formação, p.ex. uso indevido por terceiro de um certificado digital para a assinatura do documento; documento “hackeado” etc, ou seja, problemas comuns ao mundo digital.

E mesmo que a possibilidade de eliminação dos custosos e paquidérmicos arquivos possa gerar um frisson, ante a economia que representa, é importante salientar que tal eliminação é arriscada, uma vez que a legislação prevê a obrigatoriedade de a parte em manter a guarda dos originais dos documentos digitalizados apresentados, pois se sua falsidade for suscitada, é obrigatória a apresentação do original.

Portanto, por expressa previsão legal, os documentos digitalizados têm força probante, mas o descarte do original após a digitalização, ainda que tenha se dado mediante a certificação de autenticidade dos conteúdos digitalizados, pode representar uma grande vulnerabilidade à parte que detinha sua posse, uma vez que, suscitada a falsidade dos documentos digitalizados, não se conseguirá cumprir o comando legal de apresentação dos originais para a averiguação de sua veracidade.

Ainda não é chegada a hora do completo extermínio dos arquivos físicos.

Fonte: http://politica.estadao.com.br/blogs/fausto-macedo/documentos-digitalizados-o-fim-dos-arquivos-fisicos/

*Maurício Barbosa Tavares Elias Filho é integrante da área de Contencioso Cível e Arbitragem, do escritório Porto Lauand e Toledo Advogados.